5S咨詢公司概述：設(shè)備檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，也是TPM管理工作的重要組成部分。設(shè)備的正常運行及維護(hù)保養(yǎng)是設(shè)備管理工作的基本任務(wù)，設(shè)備檔案管理工作為這一基本任務(wù)順利、經(jīng)濟(jì)的實現(xiàn)提供了基本技術(shù)支持。

TPM設(shè)備檔案管理

一、TPM設(shè)備檔案管理的內(nèi)容

1、采購設(shè)備檔案管理

（1）計劃、選購階段

1）用戶申請，可行性方案論證報告；

2）購買儀器設(shè)備的審批文件；

3）協(xié)議、合同；

4）意向書、訂購貨通知單；

5）重要來往函件、電文；

6）談判備忘錄、附錄、附件。

（2）開箱驗收階段

1）裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單；

2）圖樣、技術(shù)手冊、使用維護(hù)手冊、說明書、校驗標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊；

3）開箱檢驗記錄、商檢及索賠文件；

4）運單、發(fā)票。

（3）安裝、調(diào)試階段

1）安裝調(diào)試計劃；

2）安裝基礎(chǔ)圖、電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程；

3）試車、試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單；

4）存在問題及處理意見；

5）安裝調(diào)試技術(shù)總結(jié)報告、驗收報告；

6）計算機(jī)和測量機(jī)還包括軟件、硬件部分的文件材料；

7）培訓(xùn)材料。

（4）運行及維護(hù)修理階段

1）設(shè)備儀器移交使用單位的附件和隨機(jī)工具清單；

2）設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程；

3）履歷本、運行記錄；

4）設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄；

5）設(shè)備儀器檢查、普查記錄；

6）設(shè)備儀器大、中修記錄、總結(jié)、鑒定書；

7）大、中修精度檢查記錄及驗收移交單；

8）設(shè)備儀器事故分析、記錄及處理結(jié)果報告。

（5）改造、更新階段

1）合理化建議及處理結(jié)果；

2）設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報告與批復(fù)；

3）改進(jìn)、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件；

4）設(shè)備儀器報廢技術(shù)鑒定書，請示及批復(fù)文件；

5）技術(shù)鑒定及成果申報獎勵文件。

2、自制設(shè)備檔案管理

（1）方案論證及設(shè)計階段

1）設(shè)備任務(wù)書、協(xié)議、合同；

2）調(diào)研報告、可行性方案論證報告；

3）有關(guān)問題的請示及批復(fù)；

4）計算文件、試驗文件、圖樣

5）技術(shù)條件、技術(shù)說明書、設(shè)計技術(shù)總結(jié)。

（2）制造加工階段

1）工藝規(guī)程、工藝說明書；

2）重要的工藝裝備圖紙及說明書；

3）重要零、組件超差、代料單；

4）工藝總結(jié)。

（3）安裝調(diào)試及鑒定驗收階段

1）安裝、調(diào)試計劃

2）安裝基礎(chǔ)圖，電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程；

3）試車、試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單；

4）存在問題及處理意見；

5）安裝、調(diào)試技術(shù)總結(jié)報告、驗收報告；

6）計算機(jī)和測量機(jī)還包括軟件、硬件部分的文件材料；

7）培訓(xùn)材料；

8）技術(shù)鑒定及審批文件；

9）成果申報及獎勵文件；

10）使用維護(hù)說明書、操作規(guī)程。

（4）運行及維護(hù)修理階段

1）設(shè)備儀器移交使用單位的附件和隨機(jī)工具清單；

2）設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程；

3）運行記錄；

4）設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄；

5）設(shè)備儀器檢查普查記錄；

6）設(shè)備儀器大、中修記錄、總結(jié)、鑒定書；

7）大、中修精度檢查記錄及驗收移交單；

8）設(shè)備儀器事故分析、記錄及處理結(jié)果報告。

（5）改造及更新階段

1）合理化建議及處理結(jié)果；

2）設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報告與批復(fù)；

3）改進(jìn)、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件；

4）設(shè)備儀器報廢技術(shù)鑒定書、請示及批復(fù)文件；

5）技術(shù)鑒定及成果申報獎勵文件。

二、TPM設(shè)備檔案管理的注意事項

1、設(shè)備檔案的管理，必須堅持集中統(tǒng)一思想管理的原則，確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。所有設(shè)備檔案由校檔案室集中保管一套，其它交使用單位保管。對于只有一套的設(shè)備檔案，一律交校檔案室保管。使用單位可借閱或自行復(fù)印。

2、各儀器、設(shè)備使用單位必須有一定的保管條件，配備檔案櫥柜，有專人負(fù)責(zé)，對于不具備以上條件的，設(shè)備檔案仍由檔案室保管。

3、設(shè)備檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理、分類、編目、建賬。

4、檔案的借閱要履行一定的手續(xù)。校檔案室保管的設(shè)備檔案憑工作證借閱，秘密級以上的經(jīng)該設(shè)備使用單位負(fù)責(zé)人同意后，辦理借出登記手續(xù)后，方可借閱。一般情況下，借閱時間不得超過兩周。借閱的檔案，不得損壞、丟失，歸還時交檔案人員當(dāng)面點清。

5、使用單位保管的檔案借閱時也應(yīng)辦理登記手續(xù)，以便管理。

6、對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件，一般由使用單位復(fù)印。

7、儀器、設(shè)備報廢后，采購設(shè)備的檔案也要鑒定銷毀，自制設(shè)備的檔案由校檔案室長期保管。

三、TPM設(shè)備檔案管理存在的問題

1、重建設(shè)、輕檔案，信息填寫難規(guī)范

設(shè)備檔案管理應(yīng)貫徹設(shè)備管理全過程。一些部門“重設(shè)備性能輕檔案形成”，不注意資料的整理和保存，后期維修人員對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)時難以查詢資料，也難為新設(shè)備引進(jìn)的可行性尋找佐證。

2、設(shè)備檔案管理信息化推進(jìn)難

傳統(tǒng)的檔案管理以手工為主，缺點很明顯：效率低、信息無法充分利用，尤其是管理人員崗位變動時，會出現(xiàn)交接不清、資料遺失的情況。很多企業(yè)投入大量精力推進(jìn)信息化管理。但先進(jìn)技術(shù)的復(fù)雜操作對一線員工提出了較高要求，培訓(xùn)成本高，企業(yè)信息化進(jìn)程難推進(jìn)。

3、設(shè)備檔案記載及歸檔形式主義嚴(yán)重

即使企業(yè)成功推進(jìn)了信息化管理技術(shù)，但一線巡檢人員處于流動狀態(tài)，部門領(lǐng)導(dǎo)很難對巡檢員記錄的檔案進(jìn)行實時監(jiān)督，導(dǎo)致巡檢員在記錄時易流于形式，導(dǎo)致記載與事實不符、資料不完整等后果。

4、設(shè)備檔案管理標(biāo)準(zhǔn)難統(tǒng)一

有的企業(yè)存在多套設(shè)備管理系統(tǒng)，有的企業(yè)一套完整的設(shè)備檔案的形成卻涉及多個部門，如果系統(tǒng)相互之間的連通性較差，無法有效整合各個管理系統(tǒng)之間檔案內(nèi)容，檔案利用率低。

四、TPM設(shè)備檔案管理的四個階段

1、設(shè)備檔案的收集工作

（1）設(shè)備的規(guī)劃、選購階段。新增設(shè)備規(guī)劃，就是根據(jù)生產(chǎn)工作發(fā)展的需要，在考慮提高現(xiàn)有設(shè)備利用率、對設(shè)備進(jìn)行技術(shù)改造等措施后，還需要增加設(shè)備的計劃。使用部門必須向有關(guān)計劃部門提出申請，填報“新增設(shè)備購置申請單”，大型設(shè)備引進(jìn)設(shè)備管理、器材供應(yīng)、編制設(shè)備購置年度計劃，器材供應(yīng)部門認(rèn)真進(jìn)行采購。

這一階段形成的設(shè)備文件材料主要有：新增設(shè)備購置申請單、論證報告、設(shè)備造型報告、訂貨合同、到貨通知單、提貨單、報關(guān)單（進(jìn)口設(shè)備）、發(fā)票和運單。

（2）設(shè)備開箱及安裝調(diào)試階段。新增設(shè)備到現(xiàn)場后，器材供應(yīng)部門負(fù)責(zé)通知設(shè)備管理部門、有關(guān)計劃部門、質(zhì)量管理部門、檔案館（室）等（引進(jìn)設(shè)備還須邀請國家離檢局）共同開箱驗收，然后進(jìn)行安裝調(diào)試，調(diào)試由用戶、安裝單位、使用部門、職能部門共同進(jìn)行。該階段形成的設(shè)備文件材料有：設(shè)備驗收單、裝箱單、說明書、使用手冊、安裝調(diào)試記錄、商檢證書、設(shè)備原理圖、線路圖、維修保養(yǎng)說明書。

（3）設(shè)備使用、維護(hù)、檢修階段。該階段形成的設(shè)備文件材料有：設(shè)備使用記錄、維修記錄、技術(shù)改造紀(jì)錄等。

（4）設(shè)備報廢處理階段。凡列人固定資產(chǎn)的設(shè)備，必須經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)后才能報廢。該階段形成的的設(shè)備材料有：設(shè)備報廢申請表、設(shè)備報廢鑒定與審批材料、設(shè)備報廢處理移交單等。

2、設(shè)備檔案的整理工作

（1）分類要科學(xué)。分類必須符合本單位的生產(chǎn)、工作性質(zhì)與特點：根據(jù)本單位生產(chǎn)規(guī)模的大小，主要生產(chǎn)設(shè)備的多少，以及本企業(yè)的體制結(jié)構(gòu)，靈活地選擇合適的分類方法。簡單地、機(jī)械地搬用別單位的現(xiàn)成分類方法是不適宜的。

（2）組卷要遵循設(shè)備文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，便于檔案保管利用。與設(shè)備關(guān)系密切的管理文件材料，如設(shè)備管理工作計劃、總結(jié)、指標(biāo)考核、設(shè)備轉(zhuǎn)讓、固定資產(chǎn)折舊管理以及其他綜合性文件材料，應(yīng)列人設(shè)備類中組卷。設(shè)備維修中形成的文件材料單獨組卷，外購設(shè)備中的隨機(jī)文件材料可以單獨組卷。

（3）案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列應(yīng)有機(jī)聯(lián)系。設(shè)備類案卷可按設(shè)備依據(jù)材料、外購設(shè)備開箱驗收（自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收），設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護(hù)等排列。案卷內(nèi)文件材料排列要求文字材料在前、圖樣在后。

3、設(shè)備檔案的鑒定工作

設(shè)備檔案的鑒定工作就是甄別檔案的保存價值，挑選有價值的檔案繼續(xù)保存，剔除無需保存的檔案予以銷毀。設(shè)備檔案的價值，首先在于客觀地、具體地反映著某一歷史階段，社會生產(chǎn)力三要素之一：勞動工具的規(guī)模、結(jié)構(gòu)，技術(shù)水平。反應(yīng)這一狀況的程度，決定了設(shè)備檔案保存價值的大小。利用需要決定著檔案的保存價值。鑒定檔案要根據(jù)每份或每組文件的具體情況，分析文件載體上所表現(xiàn)內(nèi)容的重要性、有效性完整性，科學(xué)地判定檔案的價值，確定其保管期限。

4、設(shè)備檔案的保管工作

存在檔案的柜架，本著自左至右，自上至下的原則，整齊系統(tǒng)地擺放在庫房內(nèi)。通過的方向，應(yīng)與自然采光或人工采光的方向相一致。要建立必要的檔案保管制度，例如，安全管理制度、檔案借閱制度、保密制度等。