新益為5S咨詢公司概述：5S管理起源于日本，是指在生產現(xiàn)場中對人員、機器、材料、方法等生產要素進行有效的管理，這是日本企業(yè)一種獨特的管理辦法。因為這5個詞整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seikeetsu）和素養(yǎng)（Shit-suke）日語中羅馬拼音的第一個字母都是“S”，所以簡稱為5S，開展以整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)為內容的活動，稱為5S活動。

5S咨詢

工務段是鐵路系統(tǒng)負責轄區(qū)內所有零星工程項目建設以及維護的部門每年都要承擔眾多施工項目和維護項目，常年累積施工項目有3000多個，需要保存的施工合同文本接近4000份，正常都是按照合同簽訂的日期排序存檔，每年都有厚厚的幾本文件夾，塞滿了幾個文件柜，在查找和使用這些文件的過程中，經常遇到以下幾個問題，甚至是幾個問題同時出現(xiàn)和多次出現(xiàn)：

①文件長時間找不到；②文件缺頁、不完整；③文件遭遇蟲蝕、鼠咬以及污漬等污損；④文件存放柜遇到雨淋，甚至火災等毀損；⑤文件柜及存放空間不夠，存放混亂；⑥人員變動時不便于交接等。

為此，我們項目辦公室動了不少腦筋，想了不少辦法，按簽訂日期、按項目工程類型、按項目工程金額等很多分類方法進行分類，實踐下來依然沒有達到理想的效果，合同文本管理依然是一團糟。

偶然的一次公司組織施工項目單位進行5S管理的培訓，5S管理在現(xiàn)場管理中的作用這么大，能把繁雜的現(xiàn)場管理得清清爽爽、井井有條，時間效率也得到了大幅提升。聯(lián)想到我們的合同管理現(xiàn)場混亂不堪、效率很低，神奇的5S管理能不能用來對合同文書進行管理呢？實踐出真知，我決定試一試。

現(xiàn)僅僅根據(jù)基礎的5S管理理論來進行合同文本的管理應用實踐，注意將5S管理理論一一對照應用到日常的合同文本管理中。

1、5S管理整理：區(qū)分要與不要的物品，現(xiàn)場只保留必需的物品。

對照幾年來的合同，進行洗澡活動即仔細逐一梳理。

首先，清理作廢合同，確認已經作廢的合同進行記錄后進行銷毀，按照規(guī)定流程完成簽字手續(xù)；

其次，挑揀出已經全部完成的項目合同，即完成項目施工、竣工結算及審計的項目，將這些項目按照合同簽訂日期排序進行裝訂存檔，這些合同基本不會再被查閱了；

第三，項目完成施工和決算的合同再歸入一類；

第四，項目正在施工進行中的歸為一類。

2、5S管理整頓：必需品依規(guī)定定位、定方法擺放整齊有序，明確標示。

按照整頓的要求，將整理完成后保留下來的尚未完成的合同進行重新標示，分為未開工、開工建設中、項目完成、結算階段、等待審計等幾類，再按照時間順序歸入文件夾，文件夾明顯標示項目所處階段，一個文件夾內編制目錄和標簽，按照項目完成階段和日常取用方便，分別放置在文件柜的第一、二、三、四等層，文件柜各層明確標示合同所處階段，合同與文件夾、文件夾與文件柜必須一對一管理，利用5S管理中的“顏色管理”工具，不同階段的文件夾和文件柜采用不同的顏色進行區(qū)分，目視非常清楚。

3、5S管理清掃：清除現(xiàn)場內的臟污、清除作業(yè)區(qū)域的物料垃圾。

3S應用在合同文件中，我的理解就是要保持合同文書的整潔、無無損，保證合同不缺頁、不破損、文本干凈、字跡印章清晰，文件夾、文件柜干凈無污染，并且文件夾和文件柜內不放置其它任何無關雜物物件。

4、5S管理清潔：將整理、整頓、清掃實施的做法制度化、規(guī)范化，維持其成果。

應用在合同管理中，就是經常性地，可以每月或每周對所有合同進行一次整理、整頓、清掃，將項目全部完成的再次歸入檔案室，將未完成的施工項目合同按照施工項目完成進度整理分類歸入各自階段文件夾和文件柜，并檢查文件文本完整程度，發(fā)現(xiàn)缺損等立即予以補齊，檢查文件夾、文件柜完好，保證文件存放保管地點符合要求。合同管理涉及幾個部門的人員也可以設立5S管理小組，定期進行5S管理活動，對一個階段的5S管理成果進行總結，分析查找不足，提出改進意見。

5、5S管理素養(yǎng)：人人按章操作、依規(guī)行事，養(yǎng)成良好的習慣。

按照5S管理要求，培訓合同文件管理只能部門及使用部門相關人員，公司相應形成制度并認真貫徹執(zhí)行，動員公司領導參與到5S管理活動總，利用看板、圖片等對5S管理活動的前后情景進行對比，讓全員都感受到推行5S管理后的變化和提升，逐漸培養(yǎng)自覺遵守5S管理制度的習慣，習慣養(yǎng)成之后，即便有關人員工作進行了調整，合同管理依然會按照5S管理要求持續(xù)推進，避免出現(xiàn)因人員變動帶來的工作質量變化。

5S管理推行一段時間后，要按照PDCA要求形成循環(huán)往復，每一次循環(huán)都是一次頭腦風暴，每一次循環(huán)都是一次管理提升。

項目施工合同文書如何做5S管理法？以上就是新益為5S咨詢公司的相關介紹，做好企業(yè)的5S管理工作就是為精益生產管理活動打下基礎，讓精益生產管理在企業(yè)中發(fā)展有一個良好的前提。