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高校辦公文件如何運(yùn)用5S管理呢?新益為5S管理咨詢(xún)公司概述:什么是5S管理?5S管理是一種管理,正確地說(shuō)是一種管理思路,一種管理理念。5S管理起源于日本,是指對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效管理。“5S”是指整理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、清潔(Seikeetsu)和素養(yǎng)(Shit-suke)五個(gè)詞的縮寫(xiě)。因?yàn)檫@5個(gè)日文單詞的羅馬化的第一個(gè)字母是“S”,而英文也是以“S”開(kāi)頭的,所以簡(jiǎn)寫(xiě)為5S。5S管理的目的是創(chuàng)造清晰的工作環(huán)境,培養(yǎng)員工良好的工作習(xí)慣,其最終目的是提高人的素質(zhì)。
5S管理咨詢(xún)
一、5S管理的具體含義
在了解了5S管理的概念之后,下面就對(duì)各個(gè)S環(huán)節(jié)的定義和目的進(jìn)行詳細(xì)的分解。
第一個(gè)環(huán)節(jié):5S管理-整理(Seiri)
整理的意思是將工作區(qū)的所有東西區(qū)分為“需要”和“不需要”,把“需要”的東西和“不需要”的東西分開(kāi),把“必要”的東西分開(kāi),把不需要的東西處理掉,目的是騰出空間,防止誤用,營(yíng)造整潔的辦公環(huán)境。在實(shí)際工作中,辦公室經(jīng)常會(huì)收到各種文件。如果不及時(shí)整理,文件就會(huì)堆積如山,文件丟失更嚴(yán)重。發(fā)生這種情況時(shí),我們需要做的第一件事就是對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)的原則是區(qū)分“立即使用”、“暫時(shí)使用”、“長(zhǎng)期不用”、“無(wú)需保存”,這樣分類(lèi)有兩個(gè)含義:第一個(gè)含義是處理不必要的文件,這可以騰出空間。第二個(gè)含義是根據(jù)優(yōu)先級(jí)對(duì)需要保留的文檔進(jìn)行分類(lèi)。
第二個(gè)環(huán)節(jié):5S管理-整頓(Seiton)
整頓的意思是將所需文件置于工作人員能夠清楚理解和使用的狀態(tài),即無(wú)需花時(shí)間查找狀態(tài)即可直接使用。這樣做的目的是讓文件放置一目了然,創(chuàng)建一個(gè)井井有條的辦公環(huán)境。要完成整頓過(guò)程,需要滿(mǎn)足以下三個(gè)要求:
第一個(gè)要求是確定文件的位置。比如老師的考勤文件應(yīng)該放在一樓的第一個(gè)文件柜。文件的位置已確定。
第二個(gè)要求是將它們分類(lèi)。例如,教師應(yīng)將考勤放在第一個(gè)文件柜中,學(xué)生的考試文件應(yīng)放在第二個(gè)文件柜中。這是分類(lèi)安排。
第三個(gè)要求是識(shí)別文件。這個(gè)過(guò)程非常重要,識(shí)別的合理性直接影響文件批量管理的效率。如何識(shí)別文件?首先,我們要了解鑒別的基本知識(shí)。文件標(biāo)識(shí)可以使用單個(gè)數(shù)字、字母、文字或單詞的組合來(lái)表達(dá)一定的含義作為文件的標(biāo)識(shí)。目的是使用簡(jiǎn)單易懂的符號(hào)。標(biāo)記目標(biāo)文件的位置。
第三個(gè)環(huán)節(jié):5S管理-清掃(Seiso)
清掃的意思不只是打掃、清除,而是要經(jīng)常清掃,保持文件整潔。重點(diǎn)是“經(jīng)常”和“保持”。目的是延續(xù)前兩個(gè)“S”的結(jié)果。比如有新文件時(shí),直接按照整理整頓的要求,該清除的清除,需要保存的賦予新文件一個(gè)標(biāo)識(shí)將其放在規(guī)定的位置,并將標(biāo)識(shí)的清單更新。這樣辦公室就不會(huì)出現(xiàn)文件積壓,文件也不會(huì)被遺忘或丟失。
第四個(gè)環(huán)節(jié):5S管理-清潔(Seikeetsu)
清潔的意義在于將整理、整頓、清掃三個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范化、制度化。目的是保持前三個(gè)“S”的成果,養(yǎng)成這些3S的工作習(xí)慣。試想一下,如果每六個(gè)月才整理一次文件,在實(shí)踐中就沒(méi)有意義了,文件又會(huì)堆積起來(lái),失去前三個(gè)“S”的意義。“清潔”環(huán)節(jié)在以往的基礎(chǔ)上提出了更高的要求。目的是把“整理”、“整頓”、“清掃”作為良好的“習(xí)慣”,逐步形成文件管理的規(guī)范。“整理”和“整頓”是描述正確的工作方法,“清掃”是強(qiáng)調(diào)把好的工作方法變成好習(xí)慣。“清潔”的意思是堅(jiān)持以良好的“習(xí)慣”為標(biāo)準(zhǔn)和制度去執(zhí)行。
第五環(huán)節(jié):5S管理-素養(yǎng)(Shit-suke)
素養(yǎng)的意思是每個(gè)人都按規(guī)定的要求執(zhí)行。這是一個(gè)廣泛的要求,要求每個(gè)人都遵守執(zhí)行,讓一個(gè)團(tuán)隊(duì)共同執(zhí)行。如果其他人不維護(hù)現(xiàn)有的秩序,現(xiàn)有的管理成果將在短時(shí)間內(nèi)丟失??總€(gè)人的行為是不可能維持之前的“4S”的。只有集體維護(hù)才能維護(hù)整個(gè)辦公室文件管理發(fā)揮真正的作用。
三、5S管理方法在文件管理中的應(yīng)用要領(lǐng)
在學(xué)習(xí)5S管理經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程中,發(fā)現(xiàn)整理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、清潔(Seikeetsu)和素養(yǎng)(Shitsuke)這五個(gè)環(huán)節(jié)是循序漸進(jìn)、層層深入的,每一個(gè)環(huán)節(jié)都是為下一個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)施鋪路,這是一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的關(guān)系。因此,在辦公文檔管理中使用5S管理時(shí),首先要做的就是對(duì)文檔進(jìn)行分類(lèi):文檔分類(lèi)可以根據(jù)文檔的重要性、來(lái)源、優(yōu)先級(jí)、版本、保存期限等進(jìn)行分類(lèi)。
二是做好證件識(shí)別工作,文件標(biāo)識(shí)要規(guī)范,文件標(biāo)識(shí)要符合科學(xué)性、可讀性、便于查詢(xún)、簡(jiǎn)單明了的要求。讓文檔管理變得實(shí)用,讓更多的人愿意使用這樣的文檔管理方法,讓更多的人把5S管理方法作為一種工作“習(xí)慣”,最終把這個(gè)“習(xí)慣”作為一種管理制度來(lái)落實(shí)。
5S管理提供了一種管理方法或理念。沒(méi)有一種方法是萬(wàn)能的。因此,在5S管理方法的應(yīng)用中,有必要讓制度有不完善之處,沒(méi)有必要制定管理標(biāo)準(zhǔn)。它可能是大而全面的,檢驗(yàn)管理體系是否合理的最好方法是實(shí)踐。在實(shí)踐過(guò)程中,可以采用“P”、“D”、“C”、“A”閉環(huán)管理方法,不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,并不斷完善現(xiàn)有的管理體系。
四、5S管理的推導(dǎo)
說(shuō)到管理這個(gè)詞,我們可以先把“管”和“理”分開(kāi)理解,然后再一起理解。管,原意為細(xì)長(zhǎng)而中空之物,其四周被堵塞,中央可通達(dá)。使之閉塞為堵;使之通行為疏。管,表示有堵有疏、疏堵結(jié)合。所以,管既包含疏通、引導(dǎo)、促進(jìn)、肯定、打開(kāi)之意;又包含限制、規(guī)避、約束、否定、閉合之意。理,本義為順玉之紋而剖析;代表事物的道理、發(fā)展的規(guī)律,包含合理、順理的意思。管理猶如治水,疏堵結(jié)合、順應(yīng)規(guī)律而已。所以,管理就是合理地疏與堵的思維與行為。
回頭看5S管理,它是一種管理理念,是一種方法,是一種思維方式。管理是一門(mén)知識(shí),管理是相通的。管理的目的是理順一項(xiàng)工作,讓它有條不紊、合理高效地運(yùn)行。因此,5S管理可用于辦公文件管理,也可用于實(shí)驗(yàn)室管理,文件管理,甚至課程管理。
高校辦公文件如何運(yùn)用5S管理呢?以上就是新益為5S管理咨詢(xún)公司的相關(guān)介紹,做好企業(yè)的5S管理工作就是為精益生產(chǎn)管理活動(dòng)打下基礎(chǔ),讓精益生產(chǎn)管理在企業(yè)中發(fā)展有一個(gè)良好的前提。
建立生產(chǎn)有序、管理順暢,操作規(guī)范,士氣高昂、高質(zhì)量、低成本、短交期的作業(yè)現(xiàn)場(chǎng);
為企業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)一套由內(nèi)到外的形象升級(jí),外觀(guān)視覺(jué)價(jià)值體現(xiàn)、內(nèi)在的管理內(nèi)涵體現(xiàn);
全員參與設(shè)備管理高產(chǎn)出和低成本運(yùn)營(yíng),提升設(shè)備管理能力,維護(hù)能力,提高效率
構(gòu)建班組生產(chǎn)管理體系、循環(huán)評(píng)價(jià)、人才育成、持續(xù)改善、績(jī)效管理、文化養(yǎng)成體系;
提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低生產(chǎn)成本、縮短交期、增加利潤(rùn),讓管理更系統(tǒng)科學(xué),執(zhí)行力更強(qiáng)
對(duì)工廠(chǎng)的各個(gè)組成部分進(jìn)行合理安排,以提高生產(chǎn)效率、降低成本、優(yōu)化物流、改善工作環(huán)境等